Tüketici Dostu Dergisi|Çarşamba, Aralık 13, 2017
Buradasınız Home » Makale » Bayi Yönetimi
  • Bizi takip edin !

Bayi Yönetimi 

832

Üretici firmalar ürünlerini çoğunlukla bayiler aracılığıyla nihai tüketiciye ulaştırırlar. Bayiler ya birden fazla tedarikçinin ürünlerini satan perakendeci esnaftır ya da sadece bir tedarikçi firmanın ürünlerini satan yetkili perakendecidir. Bazı yetkili bayilik sistemleri franchising olarak da adlandırılır. Her firma kendi markasının altında bayilik zinciri oluşturamaz. Bunun yerine perakendeci esnafları bayi edinirler.

Bazı firmalar perakendeci bayilerle uğraşmaktan veya tahsilat yapamamaktan çekindikleri için toptancılarla çalışmayı yeğleler. Toptancılara ana bayi veya distribütor adı da verilebilmektedir.

Perakendeci esnaf olan bayiler mağazalarında birden fazla firmanın, ki içlerinden bazıları rakiptir, ürünlerini ya firmadan direkt alırlar, ya da toptancılardan temin ederler. Bu tip bayiler “Kornır” (corner) olarak da adlandırılmaktadırlar. Bazı firmalar ürün verdikleri zincir marketleri de bayi olarak adlandırabilmektedirler.

Bayi zinciri oluşturmak ve bayilik sistemini yönetmek zor bir iştir. Her bölgede, her ilde, hatta ilçelerde ürününüzü satabilecek esnaflar veya girişimciler bulmanız gerekir. (Bayi bulmaya dair taktikleri içeren yazımı http://muratsaylan.blogspot.com/2013/05/bayi-kazanmak.html linkinde okuyabilirsiniz.) Bayi bulduktan sonra da onlarla çok iyi bir ticaret ve iletişim yürütmeniz gerekir. Bu ticaret kazan kazan felsefesine oturmalı, bayi sizin ürünleri satmaktan memnun olmalıdır. Bunun için de sizden iyi hizmet beklerler. Bayiliği sonlandırmak da ayrı bir alandır ve bayilik sözleşmesinde mutlaka tanımlanmalıdır.

Bu makalemde bayilik teşkilatı kurmayı planlayan veya bayilik teşkilatı olan firmalara bayilerle olan ticari ve insani ilişkilerini nasıl düzenlemeleri gerektiği konusunda yardımcı olmaya çalışacağım. 

Bayiler firmanın kurumsal müşterileridir ve firmanın nihai müşterilerine hizmet veren ortaklarıdır. Müşteri nasıl veli nimetse, bayi de veli nimettir. Müşteri kralsa bayi de kraldır. Bu yüzden bayilik teşkilatı olan firmalar bayilerle olan ticari ve beşeri ilişkileri üzerine daha fazla kafa yormaları gerekir. Müşteri memnuniyetinin bayi memnuniyetinden geçtiğini bilmeleri gerekir.

Güçlü firmaların bayilik teşkilatları da güçlü olur. Bu firmaların bayisi olmak isteyen çok esnaf ve girişimci olacaktır. Dolayısıyla mevcut bayiler de bayilik statülerin kaybetmemek için firmaya daha bağlı ve itaatkâr olacaklardır. Güçlü bayilik teşkilatı kurabilmek için öncelikle talep gören ürünler ve markanız olmalıdır. Sizin ürünlerinizi bulundurarak çok satış yaptığını gören bayi sizden vazgeçemeyecektir. Hele bayiye bıraktığınız kar marjı yüksekse bayi firmanıza daha fazla itaat edecektir. Güçlü bayi teşkilatı olan firmaların en büyük handikabı, bayiye kazandırdıklarını bildikleri için bayilerine kötü ve emrivaki muamele etmeleridir. Böyle durumda bayiler alternatif bir markanın çıkmasını aportta beklerler.

Bayilere adil yaklaşım ticari ilkeler ile mümkün olur. Güçlü olmayan firmalar (ki onların ürünleri, hizmet süreçleri ve markaları da zayıftır), bayi edinmekte ve bayilerde sadakat yaratmakta zorlanırlar. Bunun en büyük nedeni adil bir şekilde uyguladıkları ticaret ilkelerinin olmamasıdır. Bu durumda bayiler arasında kazanç farkı doğduğu gibi, ekstra avantajlı alım yapan bayilerin tüketicilere dampingli satış yapması diğer bayilerin mal satamamasına sebep olur. Bayi teşkilatı zayıf firmaların bir ortak özelliği de fiyat listelerinde bulunan ürünlerin stoklarında olmaması, dolayısıyla bayilere siparişleri geç veya hiç göndermeleridir. Bu yüzden bayi rafına ürün koyamamakta ve mağazasına gelen tüketiciyi eli boş gönderdiği için para kaybetmektedir. Bayilerle düzgün kurulamayan iletişim ve bayi memnuniyetini gözetmeyen davranışlar da bayi teşkilatını zayıflatmaktadır. Şikayetleri ve talepleri kulak arkası edilen bayiler tedarikçinin ürünlerine kayıtsız kalacak, gün geçtikçe siparişini azaltacaktır.

Satış hedeflerinize ulaşmanız için bayi yönetiminde dikkat edilmesi gereken konuları başlıklar halinde size anlatmak istiyorum.

Ürün kataloğu ve fiyat listesi

Bayilerinize verilmek üzere ürün gamınızda bulunan ürünlerin resimleri ve teknik özelliklerini belirten bir katalog yaptırmanız çok önemlidir. Çoğu firma yılda en az bir tane ürün kataloğu hazırlar ve bayilerine dağıtır. Bazı firmalar ise (örneğin hazır giyim firmaları) bayileri için yılda iki defa katalog hazırlamaktadırlar. Katalogdaki ürün resimlerinin üzerinde ürün kodu bulunması bayinin sipariş vermesini kolaylaştıracaktır. Kataloğun yanı sıra ayrı bir doküman olarak fiyat listeniz de olmalıdır. Fiyat listenizde ürünlerin kodları, barkodları, ürün adı, kdv’siz toptan satış fiyatı, tavsiye edilen kdv’li perakende satış fiyatı ve kdv’siz liste fiyatları üzerinden kar marjı oranı olmalıdır. Böylece bayi siparişini daha kolay hazırlayabilecektir. Gelen ürünü de fiyat listesine bakarak karşılaştırabilecektir. İyi hazırlanmış ve güncel bir katalog ve fiyat listesiyle bayiyle aranızdaki ticaret daha da kolaylaşacaktır. Ayrıca iskonto politikanızı, varsa ciro primi uygulamanızı, tahsilat şeklinizi, sevkiyat sisteminizi ve benzeri kurallarınızı da anlatan bir “ticaret ilkeleri” dokümanınız da olmalıdır. Özellikle bayileriyle “bayilik sözleşmesi” imzalama politikası olmayan firmaların ticaret ilkeleri hazırlamaları, bayilik teşkilatında güven yaratma unsuru olacaktır.

Bayinin geliri

Bayi memnuniyeti sattığı ürünün kar marjı ve satış hızıyla doğru orantılıdır. Ürünün ya kar marjı ya da talebi çok olmalıdır. Her ikisi de çoksa zaten bayi o ürünün tedarikçisine inanılmaz sadakat gösterecektir. Sonuçta bayiniz de para kazanmak için çalışıyor ve dükkânının kirası, personel giderleri ve işletme giderleri var. Tüm bunları karşılayabilmek ve kar elde ederek eve ekmek götürebilmek için sizin ürününüzden tatmin edici kazanç sağlamalıdır. Bayiler genelde kendilerine en az %50 ila %30 marj bırakacak ürünlere yönelirler. Yani sattıkları fiyat üzerinden %50 ila %30 arasında kar elde etmek isterler. Bu kar brüt kardır. Yani içinden mağaza masrafları ödenecektir. Bir ürünün marjı %30’dan azsa bu ürünün peynir ekmek gibi satılıyor olması lazım ki bayi satmayı uygun bulsun. Veya fiyatı çok yüksek olsun ki %10 kar etse de anlamlı bir kar olsun. Otomobil, beyaz eşya, bilgisayar, altın gibi pahada ağır olan ürünlerde kar marjları %15’lerin altındadır. Marketlere verilen gıda ve hızlı tüketim mallarında kar marjları %30 ila %15 arasındadır. Hazır giyim, kırtasiye, mobilya gibi alanlarda kar marjı %50 ila %30 arasındadır.  Bayi kazanmak istiyorsanız rakiplerinizin verdiği kar marjlarını da göz önünde bulundurarak doğru kar marjları kurgulamalısınız. Bayi elde edeceği cirodan daha çok elde edeceği brüt kara odaklanır. İskonto uygulamalarınıza da bakarak en doğru satın almayı gerçekleştirmeye ve en doğru tedarikçiyle iş yapmaya çalışır.

Not: Ürün kaliteli, lüks veya pahalı olsa da, bayi mağazasında az miktarda bulundurmaya çalışacaktır. Aynı şekilde ürün çok ucuz, az kaliteli ve bilinmeyen bir markaysa da az miktarda bulundurmaya çalışacaktır. Çünkü bayinin mağazasına yüksek gelirli ve az gelirli müşteriler de gelecektir. Veya mevcut müşterileri pahalı veya ekonomik ürün de almak isteyebilecektir. Bu taleplere cevap vermek adına bu tip ürünlerin kar marjı az da olsa bayi satın alma yapacaktır. Firmaların alt ve üst marka yaratma stratejilerinin bir nedeni de budur zaten.

İskonto uygulamaları

Her firma bayilerine ödeme vadesi seçeneğine ve alım miktarına göre farklılaşan iskontolar sunmalıdır. Nakit ödeyen ve çok ürün alan yüksek iskonto alırken uzun vadeli ödemeyi seçen ve az miktarda alım yapan bayiler az iskonto almalıdır.

Fiyat listenizdeki toptan fiyatlar kabul edebileceğiniz en yüksek vadeli çek tutarına göre belirlenmelidir. Daha erken ödeme yapanlara vade sürelerine göre kademeli iskonto uygulamanız gerekir. Aşağıda 4 ay vadeli çalışan bir firmanın iskonto oranları üzerinden konuyu biraz daha irdeleyelim.

mştablo

Yukarıdaki gibi bir iskonto tablosuna sahip firmanın amacı öncelikle malını nakit olarak satmaya odaklanmış demektir. Firma sipariş sırasında bayisinden nakit ödeme alırsa en yüksek iskontoyu uygulamaktadır. Teslimat sırasında yapılan nakit ödemede de ikinci en yüksek iskontoyu vermektedir. Eğer bayi çekle ödemeyi tercih ederse, vade ne kadar uzarsa o oranda azalan ıskontolardan yararlanabilmektedir. Hatta liste fiyatından alırsa, 120 günlük çek verebilmekte ama hiç iskonto alamamaktadır.

Çeklerin akıbetinin ne olacağı belli olmaz. Bu yüzden bayinin ticari kredi kartı varsa ödemeyi bu karttan taksitle almak daha garantili bir tahsilat olacaktır. Çek vadesi geldiği gün karşılıksız çıkabilir ama kredi kartıyla taksitle satış yapıldığında, taksit günlerinde ilgili banka ödemeyi mutlaka yapacaktır. Hatta taksit zamanları gelmeden bile bankaya bir miktar komisyon ödeyerek satış tutarının neredeyse tamamını kasanıza nakit olarak koyabilirsiniz.

Bayilerinize yukarıdaki gibi bir ödeme seçeneği tablosu sunduktan sonra, bayinizin hangi vade seçeneğiyle çalışmak istediğini size bildirmesi gerekir. Bundan sonrasında bayini siparişini telefonla, faksla, e-postayla veya intranet (ERP üzerinden) ile size geçse de faturasında seçtiği vadenin karşılığındaki iskontoyu alacaktır. Ay sonu geldiğinde de ödemesini seçtiği ödeme seçeneğine uygun vadeli çek vererek yapması gerekir.

Firmalar bayileri arasında sadece alım miktarına ve ödeme vadesine göre ayrım yapmalı, bunun dışında hiçbir bayisine ayrıcalık tanımamalıdır. Çok alan bayi ile az alan bayiyi bir tutmak veya nakit ödeyen bayiyle uzun vadeli ödeme yapan bayiyi bir tutmak olamaz. Sorumluluklarını ve taahhütlerini yerine getirmeyen her bayi düzgün ticaret yapan bayilerin hakkını yiyecektir. Firma yükümlülüklerini yerine getirmeyen hiçbir bayisine torpil yapmamalıdır.

Ciro primi

Bayilerin alım miktarını artırmak için tedarikçiler genelde ciro primi verir. Ciro primi sipariş bazında olabileceği gibi, aylık, çeyreklik veya yıllık periyotlarda da olabilir. En çok uygulanan ciro primi yıllık olanlardır. Ciro primi kuralları bayilere yılın başında deklare edilir ve yılın sonunda bayiler aldıkları miktara göre (örneğin; yıllık alımı 100 bin TL’nin altıdakilere %3, 100 bin TL’nin üzerindekilere %5, 200 bin T’nin üzerindekilere %8) ciro primi verirler. Ciro primi mal mukabili olabileceği gibi, bayinin keseceği fark faturasıyla da verilebilir. Mal mukabilinde bayi hak ettiği ciro primi kadar sipariş verir ve faturası sıfırdır. Fark faturasında ise bayi firmaya hak ettiği ciro primi kadar kdv dahil bir fatura keser ve açıklama kısmına “fiyat farkı” yazar. Ciro primi sayesinde bayilerinizin sizden daha çok mal almasını teşvik ederek, rakiplerinize yönelmelerini veya ağırlık vermelerini engellemiş olursunuz. Ayrıca sizden az alan bayilerinizle çok alan bayileriniz arasında fark yaratarak, ödüllendirme yapmış olursunuz.

Ödemeler

Bazı bayiler tedarikçilerine her hangi bir taahhüt vermeden mal alırken, bazı tedarikçiler taahhüt almadan bayilik vermezler. Bayiler tedarikçilerine katalog ve fiyat listesi üzerinden sipariş geçer, ödemesini ay sonunda yaparlar. Bazı firmalar bayilerine ürün vermeden önce ödemeyi alır.  Firmaların vade uygulamaları sektörden sektöre değişmektedir. Halı sektöründe vadeler 2-3 yılken, perde sektöründe 12 aydır. Hazır giyim sektöründe vadeler 3 ila 5 ay arasında değişmektedir.  Bilişim sektöründe ise önce ödeme (nakit veya 1-2 ay vadeli çekler ile) alınır sonra ürünler bayiye gönderilir. Bazı şanslı sektörlerde ise bayi 2 ay sonra teslim alacağı mal için ödemeyi nakit yapar. Bazı firmalar ödeme gününde (vade tarihinde) havaleyi de kabul etmektedir. Çek alan firmalar bayilerinin düzenleyeceği senetleri de kabul etmektedirler. Tahsilatı garanti altına almak isteyen firmalar bir banka aracılığıyla bayileri arasında DBS (doğrudan borçlandırma sistemi) kurar. Böylece bayi ürünü teslim aldıktan sonra firmanın bankaya ibrasıyla ödeme hemen hesabına geçer. Bayi artık bankaya karşı borçludur. Bazı bayiler de bayilerine ticari kredi kartı almalarını şart koşar. Bayi ürünü teslim aldıktan sonra “mail order” ile tahsilatı yapar. Bu uygulamada bayiye taksitlendirme de yapmak mümkündür.

Bağlantı çekleri

Bazı firmalar bayilerinden her yılın başında bağlantı çeki (sıralı çek) ister. Buradaki amaç bayinin taahhüt ettiği yıllık alımın çeklerini önden alarak bayiyi taahhüt altına sokmaktır. Örneğin tedarikçi firma bayiliği yıllık 1,2 milyon TL’lik alım garantisi kapsamında verecek olabilir. Bu durumda bayi de 12 adet 100 bin‘er TL’lik çeki yılın başında verir. Eğer taraflar 3 aylık vadelerle çalışmayı uygun gördülerse bayi ilk çeki 30 Nisan’a ve diğerlerini de birer ay arayla yazıp vermelidir. Normalde Ocak ayında yaptığı alımlar için 30 Ocak tarihinde 3 aylık çek vermesi gerektiği için sıralı çeklerin 30 Nisan’da başlaması normaldir. Bayi ticari taahhütlerini yerine getirebilmesi için her ay tedarikçiden 100 bin TL’lik mal alması gerekir. Daha fazla alırsa fazlalık kadar olan miktar için ay sonunda 3 aylık çek kesmesi gerekir. Daha az alırsa eksik kalan kısım için ay sonunda tedarikçi bayiden sipariş beklemeden mal göndermesi gerekir. Bayi ve tedarikçi bir araya gelip bayinin optimum alım miktarını birlikte belirlemeleri gerekir. Ayrıca ürün satışı aylara göre farklılık göstereceği için de, önceki yılın performansına bakılarak sıralı çekler farklı tutarlarda yazılabilir. En doğru hesaplama önceki yılın toplam alımı üzerine bayinin sorumlu olduğu bölgenin potansiyelini de hesaplayarak yıllık alım miktarı belirlemektir.

Teminat mektubu

Firmalar hovarda bayilerinin kendilerine zarar vermemesi için teminat mektubu talep edebilirler. (Çekler, senetler, sıralı çekler her zaman ödeme garantisi vermez.) Teminat mektubunda belirtilen rakam kadar bayiye risk tanımlarlar. Risk miktarı; açık hesap ve vadesi gelmemiş çeklerin tutarlarının toplamı kadar olmalıdır. Örneğin bir bayiniz aylık 55 bin TL’lik mal almayı ve 3 aylık çek vermeyi taahhüt ettiyse, riski 220 bin TL olacağı için 220 bin TL’lik teminat mektubu vermelidir. Çünkü ay sonuna kadar sizden 55 bin TL’lik mal almayı taahhüt eden bir bayi ödemesini ay sonunda yapacağı için ay sonuna kadar açık hesabı 55 bin TL olacaktır. Bunun yanı sıra bayinin size önceki aylar için verdiği ve henüz tahsil (vade) süresi gelmediği için elinizde bulunan 3 adet 55’er bin TL’lik çeki bulunacaktır. Bayi aniden iflas ederse 55 bin TL açık hesap ve 3 tane 55 bin TL’lik tahsil edilmemiş çekin toplamı 220 bin TL olacaktır. Teminat miktarı da bu hesaba göre belirlenmelidir. Teminat mektubu masrafı teminat tutarının yüzde 3-4’ü kadardır. Kredibiliteniz iyiyse bu rakam %1’e kadar düşer. Dolayısıyla banka nezdinde itibarlı olan her bayi 2000-2500 TL harcama yaparak 220 bin TL’lik teminat mektubu alabilir.  Teminat mektubu sayesinde örnek verdiğimiz bayini iflas ederse 220 bin TL’lik alacağınızı bankaya sunacağınız teminat mektubu ile hemen tahsil edersiniz. Böylece zarar etmemiş olursunuz. Daha ayrıntılı bilgi için bkz: http://www.faruksener.com/blog/sales-up-marketing/149-satis-riski-yonetimi.html

Nakliye

Nakliyenin ne zaman ve nasıl yapılacağı, maliyetinin kimin tarafından karşılanacağı da ticaret ilkelerinizde belirtilmelidir. Nakliye işlemlerini ve masrafını bayiye bırakmamanızı öneririm. Bayiye bırakırsanız ambar üzerinden getirtmek isteyeceği için ürünleri ambara sevk edeceksiniz ve 4-5 gün sonra bayi teslim alacak. Oysaki bir ulusal kargo ile gönderirseniz akşam mesai saati bitmeden kargo sizin deponuzdan malı alacak ve ertesi gün sabah saatinde bayiye teslim edecektir. Böylece bayi ürünü hemen rafa çıkararak satmaya başlayacaktır. Kargo fiyatı elbette ambar fiyatından pahalıdır ama daha hızlı ve zahmetsiz bir sevk yöntemidir. Nakliye masrafını bayiye ödetmemenizi tavsiye ederim. Çünkü farklılaşmak isteyecek bir rakibiniz mutlaka nakliyeyi ücretsiz yapacaktır. İlk olan siz olun. Bu bayiyi memnun edecektir. Merak etmeyin doğru bir fiyat ve iskonto politikasıyla nakliye masraflarını fiyatlarınıza yedirebilirsiniz. Bunun bayide yaratacağı memnuniyete ise paha biçilemez.

İade

Ticaret ilkeleri bildirgenizde iade koşullarına ve yöntemlerine de değinmelisiniz. Bayinize gönderdiğiniz ayıplı veya fazla mal var ise bunu ücretsiz nakliye ile geri almanız daha doğrudur. Bayileriniz sizden aldığı bazı ürünleri planladığı gibi eritemeyecek ve elinde kalacaktır. Nasıl siz ürün gamınıza satmayan ürünleri koyabiliyorsanız, bayi de pekâlâ sizden satmayacak ürünleri alabilir. Bayiler sizden aldıkları ürünleri satarak aradaki farktan brüt bir kar elde eder ve işletmesi ile ailesini geçindirir. Mağazasında satmayan ürünler bulunan bayi hemen krize girecek ve mali yapısı bozulacaktır. Size verdiği yıllık alım taahhüdünün %5 veya %10 kadarlık bir kısmını iade etme hakkı tanımanızı öneririm. Bu destek sizin için küçük ama bayiniz için büyük önemdedir. Zaten bayiniz yıllık taahhüdünü tutturabilmek için size iade ettikleri ürünler karşılığında sizden yine mal almak zorunda kalacaktır. Ambalajı bozulmamış ürünleri iade alıp, fırsat sitelerinde, kendi sanal mağazanızda, ihracatta veya başka bir bayinizde satmanız olasıdır.

Kampanya Sübvansiyonu

Size sadık olan ve çok mal alımı yapan bayinin satamadığı malları satması için indirim kampanyası düzenlemesini ve bunu yapması durumunda kendisine indirim oranı kadar destek vereceğinizi söyleyebilirsiniz. Tabi bu öneriyi getirmeden önce bayinin size satamadığı mallar hakkında yakınmasını beklemeniz daha doğru olur. Satamadığı malları depoda ve rafta tespit ettikten sonra bu malların toptan değerleri üzerinden bir miktar (örneğin %20) fiyat farkı faturası kesmesini kabul edebileceğinizi ama bunun için de kendisinin mağazasında bu ürünleri doğru bir lokasyonda sizin verdiğiniz indirimin iki kadar ıskontoyla perakende satmasını isteyebilirsiniz. Böylece bayiniz elindeki ürünleri hızla eritmiş olacak ve mızmızlanmadan vaz geçecektir. Kampanya sübvansiyonun bir vaat olarak ticaret ilkelerinize eklemeyin. Duruma göre ihtiyacı olan bayilerinize bir “iyilik” olarak teklif edin.

Bölge koruması

Bayiniz olanlar kendi etraflarındaki başka esnafları bayi edinmenizi istemeyecektir. Yani bayilerinize bölge koruması vermeniz gerekecektir. Bazı firmalar mevcut bayilerinin 1 km çevresinde hiçbir esnafa ürün vermeyeceğinin garantisini sözle veya sözleşmeyle verirler. Bazen bu mesafe daha fazla olabilir veya bölge olarak mahalle, ilçe hatta il sınırları belirlenebilir. Bölge koruması sayesinde bayi bölgenin tek satıcısı olacağı için fiyat kırmadan, sizin tavsiye ettiğiniz perakende fiyatlardan ürünü satarak güzel kazanç sağlayacak, böylece de size geri dönüp toptan alımlarında daha fazla iskonto talep etmeyecektir. Ürünün bölgedeki tek satıcısı olduğu için de satışlardan memnun kalacaktır. Mevcut bayi iyi satmasına rağmen bölgenin potansiyeli yüksekse firma ikinci bir marka yaratarak aynı bölgede yeni bayi edinme yoluna gidebilir. Bellona böyle bir ihtiyaçtan dolayı yaratılmış markadır. Boydak firması İstikbal bayilerinin bulunduğu bölgede Bellona bayileri oluşturarak bölgenin potansiyelinden daha fazla yararlanma stratejisi gütmüşlerdir.

Bayiye hedef vermek

Bayileriniz sizin satış kanalınızdır. Evet bir yandan müşterinizdir ama öte yandan hedeflerinizi gerçekleştirmekle yükümlü partnerinizdir de. Bir bölge teslim ettiğiniz bayiniz o bölgenin potansiyeline uygun satış yapmalıdır. Bu yüzden birinci yılından sonra bayinize hedefler vermeye başlayabilirsiniz. Ama hedefler verirken veriye dayanmanız da çok önemlidir. Örneğin inşaat malzemeleri üreten bir firma iseniz ve bir ildeki tek bayiye hedef vermeniz oldukça kolay olacaktır. İlde iskana açılan yeni konut sayısına ve el değiştiren konut sayılarına ulaşmanız zor olmayacaktır. Bu veriler üzerinden mevcut Pazar payınızı kolayca görebilir ve yeni yıla bayinize dair zorlayıcı ama ulaşılabilir bir hedef verebilirsiniz.

Ürün teşhiri

Bayinin ürünlerinizi mağazanın neresinde ve ne kadarlık bir alanda sergileyeceği satış performansını çok etkileyecektir. Bayi ile ürünü mağaza içinde nereye koyacağı, nasıl sergileyeceği ve nasıl sunacağı da mutlaka görüşülmelidir. Ürünün rafta en ideal durma şekli, yan yana nasıl dizilecekleri, teşhir ürünün nasıl ve nerede teşhir edileceği resimlerle bayilere anlatılmalı ve mümkünse ilk dizilimi firmanın görsel düzenlemecisi veya bayi temsilcisi yapmalıdır. Bu konunun üzerine düşmezseniz, konunun üzerine düşen diğer tedarikçiler mağazanın en güzel yerlerine ürünlerini yerleştirerek çok satarken, sizin ürünleriniz kıyıda köşede az satacaktır. Bazı firmalar ürünlerinin bayinin rafında değil de kendi verecekleri stantta sergilenmesini isteyerek bulunurluklarını daha etkili kılmaya çalışırlar. Bayinizin ürününüzü sizin belirlediğiniz “tavsiye edilen perakende satış fiyatı”ndan satmasını sağlamanız da son derece önemlidir. Bunu garanti altına almak istiyorsanız ürünlerin üzerine siz perakende fiyatı basın. Bu sayede bayi fiyat indirme baskısından bir nebze kurtulacak ve daha karlı satışlar yapabilecektir. Eğer bayiniz indirim yapacaksa bile sizin fiyat etiketinizin üzerindeki rakamı kapamadan ayrı bir yere indirim yüzdesini veya indirimli fiyatı koymalıdır.

Bayilerde görsel bulunurluk

Bayilerdeki ürünlerinizin mevcudiyetini dükkan tabelası, mini tabela, dönkart, afiş, zemin çıkartması, raf giydirmesi, broşür ve benzeri tanıtım materyalleri ile gösterebilirsiniz. Bayinin mağazasını ziyaret eden müşteriler sizin görsel mesajlarınızdan etkilenecek ve ürünlerinizden daha çok alacaklardır. Bayi temsilcisinin aracında mutlaka bu materyallerden bol bol olmalıdır. Bayi temsilcisi bayisinden izin alarak mağazayı yeterli miktarda bu tanıtım görselleriyle donatmalıdır.

Bayileri ziyaret

Sahadaki satıcılarınız (bayi temsilcileriniz) bayilerinizi düzenli olarak ziyaret etmeli, bayi sahibini ve tezgahtarları ürünler hakkında bilgilendirmeli, mağazadaki ürün varlığını öğrenmeli, tanzim-ve teşhirde yönlendirme yapmalı, sipariş almalı, tahsilat yapmalı, piyasa ve rakipler hakkında bilgi edinmelidir. Bayilerimizi işlerini büyütmeleri ve rayına sokmaları için bilgilendirmeli ve cesaretlendirmeliyiz. Bayiye bakan saha satıcılarınız bir bakıma bayilerinizin satın alma yöneticisi konumuna gelmeleri gerekir.

Bilgilendirme ve eğitim

Bayilerinizi firma, marka ve ürünleriniz hakkında çok iyi bilgilendirmeniz gerekir. Bu bilgi yüklemesini bayi toplantıları, eğitimler ve ziyaretlerle yapabilirsiniz. Tabii ki katalog, internet, intranet ve e-posta yöntemiyle de bilgileri aktarmanız ve güncellemeniz mümkündür. Bayilerde çalışan personellere yönelik de eğitimler kurgulamalısınız.

Bayi toplantıları

Bayilerle yılda en az iki defa topluca bir araya gelmekte fayda vardır. Özellikle sezon öncesinde bir araya gelerek bayilere yeni sezon ürünlerini göstermek, sipariş ve ödeme almak için güzel bir fırsattır. Rakiplerinizden önce bayi toplantısı yapmanız son derece önemlidir. Bayi toplantısındaki karşılama ve sunumdan memnun kalan bayi yüklü sipariş ve bağlantı çekleri verecektir. Eğer rakibiniz sizden önce bayi toplantısı yaptıysa bayiniz sizin toplantınıza turistik ziyaret amacıyla katılacaktır. Sektörel fuarlar sipariş toplamak ve ödeme almak için önemli duraklardır. Bayi toplantılarınızı sektörel fuarınızdan bir iki ay önce yapmanızda da fayda var.

Fuar standınızda bayileri ağırlamak

Fuar öncesinde bayi toplantısı yaptıysanız, bayileriniz fuara sizin için değil, piyasayı koklamak için gelecektir. Standınızı da nezaket icabı ziyaret edecektir. Elbette bayi toplantınıza katılmayan bayileriniz sipariş ve bağlantı çekleri vermek için standınıza gelecektir. Fuarlar genelde yeni bayi kazanma yerleridir. Madem fuarda standınız var ve mevcut bayileriniz de faurı gezecek, o zaman onlara yönelik bir program yapmanızda da fayda var. Fuar akşamı bayilerinize verilecek parti, fuarda bir danışmana verdirilecek eğitim, bayi toplantısına yetiştiremediğiniz katalog, reklam, orta teşhir standı gibi materyallerin lansmanı gibi organizasyonlar düzenlemeniz, bayilerinizde bir teşkilatın parçası olma hissi doğuracaktır.

Bayilerinizi tüketicilere duyurmak

Firmalar genelde bayilerinin erişim bilgilerini web sitelerinde vermektedir. Böylece nihai tüketiciler ürünleri satın alabilecekleri en yakın bayiyi öğrenip satın alma yapabilmektedirler. Bu bayiniz adına yapabileceğiniz önemli bir tanıtımdır. Bazı firmalar ise rakiplerine bayi listelerini kaptırmamak adına web sitelerinde bayi erişim bilgilerini vermemektedirler. Ben ilk tavrın daha doğru olduğunu, tüketicilere yol göstermenin kazancının her hangi bir bayinizi rakibinize kaptırma ihtimalinden daha önemli olduğunu düşünürüm. Siz bayilerinizi web sitenizde beyan etmesiniz de rakiplerini onları kolaylıkla bulacak ve mal satmaya hatta transfer etmeye çalışacaktır. Bayinizi rakibinize kaptırmamak için sadakatini artıracak yöntemler bulmalısınız. Bayilerin sadakatini garanti altına alamazsınız, bugün ürününü sattıkları tedarikçilerin, yarın rakiplerini de satmaya başlayabilirler. Bu durumda sizin yapabileceğiniz hiçbir şey yoktur. Çünkü ticaret kanunumuza göre esnaflar diledikleri firmanın dilediği ürününü satabilir. Siz sözleşmenize, rakip markaları satmama ibaresi koysanız bile kanun önünde bu maddenin bir yaptırımı yoktur. Hatta bu maddeyi sözleşmeye koyduğunuz için ceza bile alabilirsiniz. Fiyat konusu da benzer bir durumdadır. Siz isterseniz ürünün üzerine perakende fiyatı basın ve sözleşmenizde farklı bir fiyatla satamayacağını belirtin. Bunun hiçbir hükmü yoktur. Ticaret kanunlarımıza göre alt satıcılar (yani bayiniz olan esnaflar) sizden aldıkları ürünü diledikleri fiyata satabilirler.

Bayiyle beşeri ilişkiler

Markanız güçlü de olsa zayıf da olsa bayi ilişkilerinizi medeni bir şekilde yürütmeniz son derece önemlidir. Bayileriyle iyi ilişkiler yürüten firmalar rakiplerinin agresif atakları karşısında ve yaşadıkları krizlerde en büyük desteği bayilerinden görürler. İnsanlar vefalıdır. Bayiler geçmişte kendisine güzel paralar kazandırmış firmaları rakiplerin ataklarına karşı veya kriz anında desteklemeyi vefa borcu olarak görürler, yeter ki, firma bayilerine hep adil, dürüst, samimi ve kibar davranmış olsun. Bayinizi çok iyi tanımalısınız. Bir esnafı veya girişimciyi bayiniz yapacak kadar tanımanız yetmez. Ailesini, kişiliğini, yaşam şeklini, motivasyon nedenlerini, tuttuğu takımını, doğum gününü ve daha bir çok konuyu bilmeniz gerekir. Çünkü bundan sonra bayinizle etle tırnak gibi olacaksınız. Onlar sizi sık sık arayacak, siz de onları sık sık arayacaksınız. Her iki tarafta telefonlara çıkmakta tereddüt etmemelidir. Karşılıklı e-postaları hızla cevap verilmelidir. Düzenli aralıklarla bir araya gelinmelidir. Tüm bu temaslarda elbette sadece iş konuşulmayacak gündeme dair konular ve hayata dair espriler de yapılacaktır. Her iki tarafın birbirleriyle ticaret yapmaktan keyif almaları da ideal olandır.

Bayi temsilciniz ticaret ilkelerinizi uygulatabilecek kadar kararlı, bayiyle beşeri ilişkileri başarıyla götürecek kadar olgun olmalıdır. Bayiniz bayi temsilcisini aşıp sık sık satış müdürüyle veya genel müdürler veya patronla görüşmeye çalışıyorsa bayi temsilcinizin “ofis boy”luktan öteye geçemediğine emin olabilirsiniz. Bayi temsilcilerine bölge verin ve sadece o bölgedeki bayilere bakmasını ve o bölgede piyasa araştırması yapmasını isteyin. Bu odaklanma size daha mutlu bayiler, daha fazla kazanç getirecektir.

Bayi sözleşmesi

Birçok firma bayileriyle sözle anlaşmalar yapmakta, her hangi bir bayilik sözleşmesine imza atmadan çalışmaktadırlar. Yıllarca bu şekilde sorunsuz ilerlendiği de bir gerçektir. Sözleşmeler zaten istisnai durumlar için faydalıdır. Bu yüzden ticaret ilkelerinizi içeren bir sözleşme hazırlayıp karşılıklı imzalamanız her iki tarafı da güvence altına alacaktır. Ayrıca bu tip sözleşmeler kurumsallaşmanın gereğidir de.

Bayi sözleşmelerinde aşağıdaki konulara mutlaka yer verilmelidir.

  • Bayinin ve tedarikçinin erişim bilgileri
  • Bayilik sözleşmesinin kapsamı ve süresi
  • Bayinin mağazasının ve/veya kendisine verilen bölgenin tanımı.
  • Tedarikçinin markası üzerinde bayinin hakları
  • Bayinin tedarikçiden aldığı ürünleri sadece mağazasında ve/veya bölgesinde satma yetkisinin bulunduğu.
  • Bayini tedarikçiden aldığı ürünleri alt satıcılara toptan satamayacağını ve/veya sanal mağazasında satamayacağı
  • Bayinin yıllık ne kadar mal alacağı
  • Ödemeleri ne zaman, nasıl ve hangi vadeyle yapacağı (varsa verilen sıralı çeklerin tek tek vadesi ve tutarı)
  • Bayinin sipariş formunu/talebini tedarikçiye nasıl ileteceği
  • Tedarikçinin bayi siparişini ne zaman ve nasıl sevk edeceği
  • Bayini tedarikçiden aldığı ürünlere mağazasında ne kadar yer vereceği
  • Bayinin tedarikçiden aldığı ürünleri satmak için ekibinden kaç kişiyi görevlendireceği
  • Bayinin tedarikçiden aldığı mağaza içi görsel giydirmeleri nasıl kullanacağı ve nasıl iade edeceği
  • Hem nihai müşterinin hem bayinin iade ve değişim taleplerinde uyulması gereken kurallar
  • Tedarikçinin ürüne verdiği garantinin ve bakım servisinin kapsamı ve süresi
  • Bayiliğin hangi şartlar altında nasıl sonlandırılacağı

 

Tüm bayilerinize aynı maddeleri sunacağınız standart bir bayi sözleşmesi sizin şaşırmamanıza ve bayilerin de size güven duymasına neden olacaktır. Bu yüzden bayilik sözleşmesi örneğinizi (ve ticaret ilkelerinizi) web sitenizde ilgili yerde Pdf dosya olarak bulundurmanızı öneririm.

Bayi yönetimine dair burada yazdıklarımı daha da pekiştirecek yazılarım aşağıdadır.

 

Umarım burada okuduklarınız bayilik sisteminizi kurmanıza veya iyileştirmenize faydalı olur.

Not: Konuya ilgi duyanların sevgili dostum Faruk Şener’in sunumunu da incelemeli: http://www.slideshare.net/AhmetFarukener/bayi-ynetimi

801

Benzer Haberler:

Yorumlar

Yorum


Hit Counter provided by Acrylic Display